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Prozessbeschreibung

Zur Verbesserung der bestehenden Kommunikationsprozesse unterstützt Arvato Systems Digital GmbH zukünftig die Gematik Gmbh im Betrieb. Dies schließt folgende Punkte ein.

Kommunikation VZD-Planung und Release Management

• Verteilung Release Notes und Change-Ankündigung (operativ)
  Die Release Notes werden im Arvato Systems-internen Confluence erstellt und als PDF exportiert. Sie werden im Confluence der gematik in chronologischer Reihenfolge abgelegt und sind damit für alle berechtigten Teilnehmer verfügbar.
  Unter Verweis auf die Release Notes werden alle relevanten VZD-Nutzergruppen mindestens 2 Wochen vor dem operativen Change-Termin informiert.
• Langfristig: VZD-Release-Plan, Ankündigungen
  In Vorbereitung zu den operativen betrieblichen Changes werden langfristig Änderungen der Produktfunktionalität (insbesondere an den Schnittstellen) mit einer Vorlaufzeit von i.d.R. 6 Monaten kommuniziert.
  Dazu dient eine Roadmap-Übersicht im Confluence der gematik, auf die im Rahmen der verschiedenen Sprechstunden sowie per E-Mail-Verteiler hingewiesen wird.
  Diese betrifft insbesondere Abkündigungen von Produktfunktionalität oder solche Änderungen die Anpassungen auf Seiten der Schnittstellen-Nutzer notwendig machen.
  Sofern neue relevante Anforderungen und Änderungen kurzfristig entstehen, werden diese zum Zeitpunkt des Bekanntwerdens nachgetragen.
• Beantwortung von Rückfragen
  Über ein spezielles Funktionspostfach oder die gematik-Confluence-Seiten der Sprechstunden können Fragen zur Change- und Releaseplanung sowie fachlich Fragen zum Verzeichnisdienst gestellt werde. Diese werden durch das VZD-Team des AN beantwortet.
  Abgrenzung: Rein betriebliche Fragen (z.B. zu Inhalten des VZD bzw. Datenqualität oder zu Störungen) sind entweder über das TI-ITSM zu adressieren oder direkt an das VZD-Team der gematik zu richten (siehe "Störungen" und "Anfrageportal" weiter unten.

Pflege der Ansprechpartnerlisten und Nachverfolgung von Änderungen
Gemeinsam mit dem VZD-Team der gematik erfolgt eine regelmäßige Aktualisierung der Ansprechpartner der verschiedenen Nutzergruppen.
Sollten Sie Interesse an der Teilnahme eines Regeltermins haben, melden Sie sich gerne bei TI-VZD-Produktteam@bertelsmann.de. 

Nutzung des gematik Confluence

• Wesentliche Inhalte des gematik-Confluence-Bereichs "Verzeichnisdienst (VZD)" sind ohne Anmeldung unter https://wiki.gematik.de/pages/viewpage.action?pageId=492830796 öffentlich verfügbar.
• Eine Registrierung und Anmeldung der Nutzer werden empfohlen, um die Funktionen "Beobachten" verwenden zu können. Mit dieser Funktion abonnieren Nutzer automatisierte Benachrichtigungen durch das gematik Confluence, wenn Änderungen vorgenommen werden, z.B. in den Release Notes oder Change-Informationen. Langfristig wird angestrebt, die E-Mail-Benachrichtigungen über Verteilerlisten durch die Push-Benachrichtigungen aus Confluence (Abo) zu ersetzen. 

Regelmäßige „Sprechstunden“ mit verschiedenen Nutzergruppen

Folgende Nutzergruppen und Intervalle sind für die verschiedenen Sprechstunden vorgesehen.

• Herausgeber: monatlich (später ggf. quartalsweise)
• TIM-Anbieter oder Teilnahme an TIM: monatlich
• Hersteller/Anbieter E-Rezept/Kassen-Apps oder andere App-Anbieter: monatlich
• Primärsystemhersteller (PVS, AVS, KIS u.a.): quartalsweise
• KIM-Anbieter: wöchentliche Teilnahme des AN an der KIM-Anbieterrunde (keine eigene neue Sprechstunde, sondern Nutzung etablierter Strukturen)

Online-Meetings

Die Meetings werden von Arvato organisiert und dokumentiert. Die Sprechstunden werden von gematik begleitet.
Es ist zu beachten, dass neue, nicht freigegebene Features während der Sprechstunden i.d.R. nicht kommuniziert werden dürfen.
Die Sprechstunden werden von einem Product Owner (PO) und einem Vertreter (Service Delivery Manager SDM oder Produktmanager ZTI) der Arvato geleitet.
Gleichzeitig sind der VZD-Product Owner und/oder ein zuständiger SDM der gematik anwesend, um die Sprechstunden zu begleiten. 
Die Vor- und Nachbearbeitung der Sprechstunden werden bei Bedarf in einem gemeinsamen Review-Termin oder im Rahmen der regelmäßigen VZD-Routine durchgeführt.

Störungen

Bei auftretenden Incidents und Problemen ist es erforderlich, ein Ticket im zentralen Ticketmanagement der Telematikinfrastruktur (TI-ITSM) zu erstellen (gilt für Anbieter bzw. TI-ITSM-Teilnehmer). 
Teilnehmer sollten diese Informationen bereits im Rahmen des Onboardings erhalten haben.

Ist der Zugriff auf das Ticketsystem nicht möglich (z.B. für Herausgeber oder PS-Hersteller), wird empfohlen, sich direkt an die gematik (vzd@gematik.de) zu wenden oder das Jira Servicedesk Portal zu nutzen (siehe folgender Abschnitt). 
Ein entsprechender Kommunikationskanal für diese Fälle wird derzeit noch eingerichtet und steht den Teilnehmern in Kürze zur Verfügung.

Anfrageportal / Service-Desk

Das Anfrageportal dient als zentrale Anlaufstelle für Ihre Anliegen rund um betriebliche Themen zum Verzeichnisdienst und seiner Komponenten. Hierzu zählen insbesondere Fragen zur Datenqualität, aber auch Störungen, sofern kein TI-ITSM-Zugang vorliegt oder Probleme mit Nutzerberechtigungen an den verschiedenen VZD-Schnittstellen
Das Portal erreichen Sie hier: https://service.gematik.de/servicedesk/customer/portal/27. Hier können Sie mit dem gematik VZD-Team in Kontakt treten.

Sollten Sie noch keine Zugangsdaten für das Anfrageportal haben, senden Sie bitte eine E-Mail an vzd@gematik.de . Der Zugang kann dann kurzfristig bereitgestellt werden.

Informationssammlung

VZD Gematik Spezifikation

Unter folgendem Pfad finden Sie die offiziellen Spezifikationsanforderungen der jeweiligen Produkte. Bitte beachten Sie, dass abhängig von den Dokumentreferenzen weitere Spezifikationen zur Bestimmung aller Anforderungen relevant sein können. Es ist daher wichtig, alle verlinkten Dokumente sorgfältig zu prüfen, um ein umfassendes Verständnis der Anforderungen zu gewährleisten. Weitere Informationen zu der jeweils aktuellen Produktversion befinden sich in den Release Notes.

VZD LDAP

• https://gemspec.gematik.de/docs/gemSpec/gemSpec_VZD/

VZD FHIR

• https://gemspec.gematik.de/docs/gemSpec/gemSpec_VZD_FHIR_Directory/

Schnittstellendefinitionen

Unter folgendem Pfad finden Sie die offiziellen Schnittstellendefinitionen.

VZD LDAP

• https://github.com/gematik/api-vzd/blob/main/src/openapi/DirectoryAdministration.yaml (REST)
• https://github.com/gematik/api-vzd/blob/main/src/openapi/DirectoryApplicationMaintenance.yaml (REST)

VZD FHIR

• https://github.com/gematik/api-vzd/blob/main/src/openapi/I_VZD_TIM_Provider_Services.yaml (REST)

Implementierungsleitfäden

Unter folgendem Pfad finden Sie Implementierungsleitfäden der gematik. Diese sollen dem besseren Verständnis und der schnelleren Implementierung dienen. 
Bitte beachten Sie, dass diese Dokumentationen lediglich als Beispiel dienen. Die Dokumente werden regelmäßig gepflegt, können stellenweise aber veraltet sein.

VZD LDAP

• https://github.com/gematik/api-vzd/blob/main/docs/gemILF_Pflege_VZD.adoc (für Herausgeber, Nutzer der Schnittstell I_Directory_Administration)

VZD FHIR

• https://github.com/gematik/api-vzd/blob/main/README.adoc

TI-Messenger (Keine VZD-Komponente)

• https://github.com/gematik/api-ti-messenger/tree/develop