Einreichungsvorgang

Sobald ein Versicherter eine oder mehrere E-Rechnungen auswählt, um diese bei einem KTR einzureichen, wird ein Einreichungsvorgang als Workflow angelegt und die eingereichten E-Rechnungen mit diesem verbunden. Der Versicherte soll die Möglichkeit bekommen, neben E-Rechnungen auch weitere externe Dokumente – z.B. selbst eingescannte/abfotografierte Schriftstücke – zu einem Einreichungsvorgang hinzuzufügen. Auch diese werden als strukturierte Daten und als PDF angelegt.  Bei solchen externen Dokumenten beschränken sich die strukturierten Daten auf wenige, sehr grundlegende Angaben - z.B. den Typ des Dokuments (vom Nutzer auswählbar) oder den "Titel" (auch vom Nutzer wählbar - etwa "Arztbrief von Dr. Muster"). Bei vom Versicherten erstellten Belegen wird er als Ersteller des Dokumentes vermerkt. 

Bei Bearbeitung eines Einreichungsvorgangs wird der Status gemäß dem entsprechenden Workflow gesetzt. Außerdem besteht die Möglichkeit für den KTR, das Ergebnis einer Leistungsabrechnung¹ in Form eines Dokumentes mit dem Einreichungsvorgang zu verknüpfen. Auch hier ist wieder die Ablage von strukturierten Daten (im Detail noch zu bestimmen) und einem PDF vorgesehen.

Zu einem Einreichungsvorgang gehören ggf. eine oder mehrere E-Rechnungen, ggf. ein oder mehrere Dokumente und ggf. ein oder mehrere Leistungsabrechnungen. Leistungsabrechnungen gehören stets eindeutig zu einem Einreichungsvorgang, während E-Rechnungen und Dokumente mit mehreren Einreichungsvorgängen verknüpft sein können – etwa bei mehrfacher Einreichung bei jeweils einem anderen KTR. Da der einreichende Versicherte im Falle einer entsprechend vorliegenden Berechtigung im eRg FD auch ggf. E-Rechnungen einreichen kann, die ein anderer Versicherter empfangen hat, wird der Einreicher beim Einreichungsvorgang vermerkt.

Der KTR bestimmt, welcher Nutzer über das Ergebnis der Leistungsabrechnung informiert wird und ggf. die Leistungsabrechnung¹ (Dokument) einsehen darf. Dieser Nutzer wird als LA-Empfänger beim Einreichungsvorgang vermerkt.

Workflow der Einreichung

Bei der Einreichung einer E-Rechnung bei einem oder mehreren KTR wird zusätzlich pro KTR ein Einreichungsvorgang angelegt. Dieser Datensatz enthält alle für die Bearbeitung des Vorgangs benötigten Informationen. Dazu zählen u.a. die Referenzen auf die eingereichten E-Rechnungen und zugehörige Dokumente sowie die Referenz auf den KTR, an den der Vorgang gerichtet ist. Ergänzend können auch Referenzen auf zusätzliche externe Dokumente vorhanden sein, die vom Versicherten  hinzugefügt werden. Dies können auf digitalem Weg erhaltene Dokumente oder per FdV "eingescannte" Dokumente sein, die der Versicherte seinem KTR für die Leistungsabrechnung zur Verfügung stellen möchte.

Um den Bearbeitungsstand zu erfassen, wird ein Status beim Einreichungsvorgang gesetzt - dieser Status ist nicht mit dem Status des Rechnungs-Workflows zu verwechseln. Das Bild unten zeigt die verschiedenen Status und deren Abfolge als Zustandsdiagramm.

Abbildung : Workflow eines Einreichungs-Vorgangs

Status einer Einreichung

Eine Einreichung kann sich im Workflow-Status "ENTWURF", "IN BEARBEITUNG", "ABGESCHLOSSEN" sowie "X" (gelöscht) befinden. Bedeutung und Zuweisung werden folgend für jeden Status einzeln beschrieben.

Status "ENTWURF"

Eine vom Versicherten neu erstellte Einreichung liegt zunächst in diesem Zustand vor, mit grundlegenden Vorgangsdaten. Es können Rechnungen und Dokumente vom Versicherten ergänzt oder ggf. auch wieder entfernt werden, ebenso ergänzende Informationen für den KTR, die der Versicherte bei der Einreichung mitgibt, um z.B. Art und Umfang der gewünschten Erstattung anzugeben - auch "Einreichungs-Modus" genannt.

Dieser Zustand ermöglicht dem Versicherten die Speicherung einer noch nicht vollständig zusammengestellten, noch abzusendenden Einreichung mittels des FdV - über das Sitzungsende hinaus. Auf diese Weise kann er zu einem späteren Zeitpunkt und ggf. auch auf einem anderen Endgerät die Einreichung weiter bearbeiten, da keine Daten auf seinem Endgerät zu speichern sind.

Solange eine Einreichung im Zustand "ENTWURF" ist, kann sie auch vom Einreicher verworfen (gelöscht) werden. Eine Einreichung wird automatisch vom eRg FD verworfen, wenn die zulässige Aufbewahrungsdauer für den Zustand "ENTWURF" verstrichen ist. Auf diese Weise werden "Karteileichen" im eRg FD vermieden. Siehe auch 5.6.6.3 - Fristen für die Löschung und Aufbewahrung von Einreichungsvorgängen, T_EINREICHUNG_ENTWURF.

Status "EINGEREICHT"

Dieser Zustand liegt vor, wenn der Versicherte über sein FdV eine Einreichung versendet hat.

Auf die postalische Einreichung (Start des Einreichungsvorgangs durch den Kostenträger, direkt im Zustand "EINGEREICHT") wird unten eingegangen.

Status "IN BEARBEITUNG"

Sobald der KTR die Daten eines Einreichungsvorgangs zur Bearbeitung aus dem eRg FD abruft, wird der Zustand auf "IN BEARBEITUNG" gesetzt. Damit wird zum einen für den Versicherten ersichtlich, dass der KTR die Bearbeitung begonnen hat - durch geeignete Visualisierung dieses Zustandes im FdV. Zum anderen kann der KTR bereits durch ihn abgerufene von neuen Einreichungsvorgängen anhand dieses Zustandes unterscheiden.

Im Zustand "IN BEARBEITUNG" vollzieht der KTR die Leistungsprüfung und -abrechnung auf Basis der eingereichten Daten, der Vertragsbedingungen usw. Diese Prozesse erfolgen intern beim KTR und betreffen nicht den eRg FD. Allerdings kann der KTR im Fall der kompletten oder anteiligen Erstattung einer E-Rechnung eine Leistungsabrechnung erstellen¹, im eRg FD ablegen und dabei dem Einreichungsvorgang zuordnen, nebst ergänzenden Informationen über die Bearbeitung des Vorgangs für den Versicherten (z.B. aktueller Bearbeitungsschritt, Rückfrage, Hinweis, o.ä.). Die Eintragung einer solchen Information wird dem Versicherten per Push-Nachricht im FdV mitgeteilt (PB: KTR_INFO).

Status "ABGESCHLOSSEN"

Wenn der KTR die Bearbeitung eines Einreichungsvorgangs vollständig abgeschlossen hat, so setzt er den Zustand auf "ABGESCHLOSSEN". Zusätzlich kann er Informationen zum Abschluss des Vorgangs für den Versicherten beifügen. Der Abschluss des Vorgangs wird dem Versicherten per Push-Nachricht im FdV mitgeteilt (PB:KTR_ABSCHLUSS).

Status "X" (gelöscht)

Einreichungsvorgänge werden gelöscht:

• ausgehend vom Zustand "ABGESCHLOSSEN": Wenn alle E-Rechnungen und ggf. ergänzenden Dokumente eines Einreichungsvorgangs gelöscht wurden, so muss auch der Einreichungsvorgang gelöscht werden.
• ausgehend vom Zustand "ENTWURF", nach Verstreichen einer Frist (T_EINREICHUNG_ENTWURF).

Abbildung des Postwegs

Der Zustand "EINGEREICHT" des Einreichungsvorgang kann auch erreicht werden, wenn der Kostenträger per Post eingereichte gedruckte Rechnungen und ggf. gedruckte Dokumente entgegennimmt, siehe "KTR: Erfassung von postalisch eingereichten Rechnungen und Dokumenten". In diesem Fall werden die eingereichten Unterlagen eingescannt und dem eRg FD zur Anlage eines Einreichungsvorgangs übergeben:

• Der eRg FD bildet die auf dem Postweg erfolgte Einreichung ebenfalls als digitalen Einreichungsvorgang ab.
• Gedruckte Rechnungen werden über die aufgedruckten Barcodes erkannt (Rechnungs-Token), woraus sich die Referenzen auf die Rechnungsdaten im eRg FD ergeben.
• Es erfolgt dann auch die Zuordnung zum Versicherten-Konto, da die gedruckte Rechnung im eRg FD bereits diesem Konto zugeordnet ist.
• Der KTR kann ggf. in Papierform eingereichte Dokumente ebenfalls im PDF/Bild-Format als externe Dokumente in den Fachdienst übertragen und dem Einreichungsvorgang zuordnen.

Im Folgenden bildet der im eRg FD gespeicherte Einreichungsvorgang die Bearbeitung der per Postweg erfolgten Einreichung ab

• So kann z.B. der Versicherte eine Einreichung in seinem FdV sehen, selbst wenn diese per Post erfolgt ist.
• Auch die weitere Verarbeitung durch den KTR kann ebenfalls digital erfolgen und weitgehend wie auch bei digital per Fachdienst eingereichten E-Rechnungen.